21.08.2018 - das beA wird am 03.09.2018 wieder starten

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28.11.2016 - das beA ist gestartet - Was ist zu tun?

An der Situation seit dem 29.09.2016 hat sich auch mit der Aktivierung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches nichts geändert. Die Frage ist danach zu beurteilen, ob Sie am elektronischen Rechtsverkehr teilnehmen möchten.

Ich möchte teilnehmen.

Dieser Wunsch ist verständlich. Informieren Sie sich auf unserer Seite http://elektronischer-rechtsverkehr.de/elektronischer-rechtsverkehr-umsetzung-in-den-bundeslaendern.php über die Umsetzung bzw. Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs in Ihrem Bundesland bzw. an den Gerichten an denen Sie tätig sind.

Ich möchte noch nicht teilnehmen.

Die maßgeblichen Regelungen hierzu finden sind in der RAVPV. Die Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung, kurz RAVPV, wurde ergänzend zur bisherigen Gesetzgebung erlassen, um Detailfragen zu klären und allgemeine Angaben zu präzisieren.

Wir haben die RAVPV  hier zum Download hinterlegt: http://www.elektronischer-rechtsverkehr.de/download/bgbl116s2167_158426_RAVPV_Bundesanzeiger.pdf

Die wichtigsten Paragraphen der RAVPV aus unserer Sicht:

§ 31: Übergangsregelung

"Bis zum 31. Dezember 2017 muss der Postfachinhaber Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach nur dann zur Kenntnis nehmen und gegen sich gelten lassen, wenn er zuvor seine Bereitschaft zu deren Empfang über das besondere elektronische Anwaltspostfach erklärt hatte. Die Erklärung kann nicht beschränkt werden. Die Erstanmeldung am Postfach und der Versand nicht berufsbezogener Mitteilungen gelten nicht als Erklärung der Empfangsbereitschaft."

§ 20: Führung der besonderen elektronischen Postfächer

"Die Bundesrechtsanwaltskammer hat zu gewährleisten, dass bei einem Versand nicht qualifiziert signierter elektronischer Dokumente durch einen Rechtsanwalt auf einem sicheren Übermittlungsweg für den Empfänger feststellbar ist, dass die Nachricht von dem Rechtsanwalt selbst versandt wurde."

Was wirklich für ALLE ab SOFORT zu tun ist!

Schaffen Sie die Voraussetzungen für das besondere elektronische Anwaltspostfach und stellen Sie Ihre Kanzlei auf die elektronische Akte und den elektronischen Workflow um.

Digitalisierung des Posteinganges, der Faxe und der Briefpost

Die Digitalisierung des Posteinganges erfolgt durch das Scannen der Briefpost. Dies kann mit Multifunktionsgeräten oder Dokumentenscannern erfolgen. Zu beachten ist hierbei, dass dies in der Kanzlei nach einheitichen Scannvorgaben erfolgt. Folgende Merkmale sollten mindestens definiert werden:

• Scannauflösung
• Farbtiefe
• Dateiformat
• Metadaten
• Texterkennung

Gute Scannsoftware bietet weitere Möglichkeiten, gescannte Dokumente zu bearbeiten, beispielsweise:

• Stapelscan: hierbei können mehrere Schriftsätze im Stapel gescannt werden. Die Unterscheidung der Schriftsätze erfolgt durch Trennblätter. Hierbei können Trennblätter mit Barcode verwendet werden, die bereits das Aktenzeichen enthalten.

• Löschen leerer Seiten: Hierbei erkann die Software durch Ermittlung des Schwarzwertes einer Seite ob diese leer ist. Leere Seiten werden nicht gespeichert. Dies erleichtert das Lesen von gescannter Briefpost. Für Strafakten empfiehlt sich die Erstellung eines eigenen Scannprofiles, bei dem diese Option nicht aktiviert ist.

Digitalisierung des Faxeinganges und des Faxversandes

Die Digitalisierung des Faxein- und -ausganges kann auf verschiedenen Art und Weise erfolgen. Eingehende Faxe können von Multifunktionsgeräten, Telefonanlagen oder Routern elektronisch als Datei oder per Mail empfangen werden. Ausgehende Faxe können per Computerfax versendet werden. Ebenso können Papierfaxe bzw. ausgdruckte Sendeberichte gescannt werden.

Digitalisierung der Emails

Eine Digitalisierung der Email ist streng genommen nicht notwendig, da diese ja bereits in elektronischer Form vorliegt.

Digitalisierung des Postausganges

Eine Digitalisierung des Postausganges ist in den meisten Fällen ebenso wenig notwendig wie die Digitalisierung der Email. Dokumente des Postausganges sind die eigenen Schriftsätze. Da diese in den meisten Kanzleien mit einem Textverarbeitungsprogramm, Microsoft Word, Opem Office u.ä. erstellt werden, liegen diese Dokumente bereits in elektronischer Form vor.

Führen der elektronischen Akte

Nachdem Briefpost, Faxe und sonstige Dokumente digitalisiert sind, müssen diese gespeichert und verwaltet werden. Hierzu eignen sich Programme zur Führung einer elektronischen Akte bzw. Dokumentenmanagentsysteme (DMS). Dies sollte sinnvollerweise durch die Rechtsanwalts- bzw. Kanzleisoftware erfolgen. RA-MICRO bietet beispielsweise eine eletkronische Akte, die der anwaltlichen Papierakte nachempfunden ist. So können in der elektronischen Akte von RA-MICRO beliebige Unterordner angelegt werden. Mittels Metadaten wie Dokumentenbeschreibung, Schlagwort oder Rubrik werden die Dokumente systemeatisiert. Außerdem bietet RA-MICRO die Möglichkeit, einen elektronischen Aktenworkflow zu nutzen, um dem Anwalt beispielsweise gescannte Dokumente/Schriftsätze vorzulegen. Auf diese Dokumente kann der Anwalt dann verfügen und so einen elektronischen Workflow einleiten. Der Aktenumlauf einer Kanzlei sinkt und die Effektivität steigt.

Neben den Abläufen in der Kanzlei, sollte man jedoch auch die Abläufe außerhalb der Kanzlei berücksichtigen. Werden Akten primär elektronisch geführt, gibt es keine Papierakte mehr, die bei Gericht genutzt werden kann. Die elektronische Akte ersetzt die Papierakte dann vollständig. Zur Nutzung der elektronischen Akte bei Gericht empfehlen sich mobile Geräte wie Tabletts oder Notebooks. RA-MICRO ermöglichz dies beispielsweise durch die RA-MICRO APP. Mit dieser APP lassen sich elektronische Akten auf dem iPad lesen. Alternativ ermöglicht der mobile RA-MICRO Arbeitsplatz die Nutzung von RA-MICRO mit einem Windows Notebook. Neben dem lesen der Akten können hier sogar Kalender, Termine, Fristen, Aktennotizen usw. mobil verwaltet werden. Außerhalb der Kanzlei erstellte Schriftsätze finden über den RA-MICRO Workflow automatisch den Weg zurück in die Kanzlei.
br>Beachten Sie bitte auch, dass bei Umstieg auf die elektronische Akte die geltenden gesetzliche Vorschriften wie § 50 BRAO einzuhalten sind. Hinzu können weitere Vorschriften zur Archivierung und Aufbewahrung wie beispielsweise die GoBD kommen.

Fazit: Die Einführung der elektronischen Akte will gut geplant sein. Wir beraten Sie gerne. Das Motto lautet: Nicht verzagen, Red Group fragen.